Ποια προβλήματα δημιουργούνται στις άτυπες κρατήσεις χώρων
Σε πολλούς οργανισμούς του ελληνικού δημοσίου, η διαχείριση αιθουσών δημόσιος φορέας παραμένει μια διαδικασία «στο περίπου». Ένα τηλέφωνο στη γραμματεία, ένα email που χάνεται, μια σημείωση σε χαρτί έξω από την αίθουσα, ένα Excel που το ενημερώνει μόνο ένας υπάλληλος όταν προλαβαίνει. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι η ίδια αίθουσα μπορεί να έχει δοθεί σε δύο διαφορετικές υπηρεσίες την ίδια ώρα, χωρίς να το γνωρίζει κανείς μέχρι την τελευταία στιγμή.
Το πρόβλημα δεν είναι θεωρητικό. Σε έναν Δήμο, για παράδειγμα, η αίθουσα δημοτικού συμβουλίου μπορεί το πρωί να χρειάζεται για συνεδρίαση επιτροπής, το μεσημέρι για ενημέρωση προσωπικού και το απόγευμα για συνάντηση με συλλόγους πολιτών. Αν οι κρατήσεις γίνονται άτυπα, η σύγκρουση είναι σχεδόν βέβαιη. Το αποτέλεσμα είναι καθυστερήσεις, εκνευρισμός, μετακινήσεις της τελευταίας στιγμής και συχνά παράπονα προς τη διοίκηση.
Ανάλογη εικόνα υπάρχει και σε σχολικές μονάδες ή διευθύνσεις εκπαίδευσης. Μια αίθουσα πολλαπλών χρήσεων μπορεί να χρησιμοποιείται για σύλλογο διδασκόντων, επιμορφώσεις, συναντήσεις γονέων ή εξετάσεις. Όταν η πληροφόρηση περνάει από στόμα σε στόμα ή με αποσπασματικά emails, κάποιος πάντα μένει εκτός ενημέρωσης. Το ίδιο συμβαίνει και σε νοσοκομεία, όπου μια αίθουσα συσκέψεων μπορεί να χρειάζεται ταυτόχρονα από διοικητική υπηρεσία, ιατρική ομάδα και επιτροπή προμηθειών.
Οι άτυπες κρατήσεις δημιουργούν και ένα δεύτερο, λιγότερο ορατό πρόβλημα: δεν υπάρχει ίχνος ευθύνης. Όταν δεν είναι σαφές ποιος έκλεισε τι, πότε και για ποιο σκοπό, δύσκολα λύνονται οι διαφωνίες. Η γραμματεία γίνεται αποδέκτης συνεχών τηλεφωνημάτων, η διοικητική υποστήριξη χάνει χρόνο σε διευκρινίσεις και το προσωπικό καταλήγει να κρατά «δικές του» πρόχειρες λίστες για να προστατευτεί.
Επιπλέον, όταν στους κοινόχρηστους χώρους περιλαμβάνονται αίθουσες όπου φιλοξενούνται πολίτες, εξωτερικοί συνεργάτες ή ευαίσθητες διαδικασίες, χρειάζεται μεγαλύτερη προσοχή. Δεν είναι σωστό να κυκλοφορούν ανεξέλεγκτα στοιχεία συμμετεχόντων ή σκοπών συνάντησης μέσω αλυσίδων email. Εδώ μπαίνει και η διάσταση του GDPR: πρέπει να καταγράφονται μόνο τα απολύτως αναγκαία στοιχεία για την κράτηση και να μην κοινοποιούνται χωρίς λόγο προσωπικά δεδομένα.
Με απλά λόγια, όταν δεν υπάρχει κεντρικός τρόπος οργάνωσης, η καθημερινότητα επιβαρύνεται. Οι ουρές στα γραφεία μεγαλώνουν, τα τηλέφωνα δεν σταματούν, οι υπάλληλοι ψάχνουν ποιος «έχει το κλειδί» και η διοίκηση ασχολείται με θέματα που θα έπρεπε να έχουν λυθεί οργανωτικά.
Πώς ορίζονται κανόνες χρήσης και προτεραιότητες
Η σωστή οργάνωση δεν ξεκινά από το εργαλείο αλλά από τους κανόνες. Για να λειτουργήσει αποτελεσματικά η διαχείριση αιθουσών δημόσιος φορέας, κάθε οργανισμός πρέπει πρώτα να αποφασίσει ποιος μπορεί να ζητά χώρο, με ποια διαδικασία και με ποιες προτεραιότητες. Αυτό πρέπει να είναι γραπτό, σαφές και γνωστό σε όλους.
Στην πράξη, χρειάζεται ένας απλός εσωτερικός κανονισμός χρήσης χώρων. Δεν μιλάμε για κάτι περίπλοκο. Αρκεί να ορίζει βασικά ζητήματα όπως:
- ποιες αίθουσες είναι διαθέσιμες και για ποιες χρήσεις,
- ποια υπηρεσία έχει την ευθύνη συντονισμού,
- πόσο νωρίς υποβάλλεται ένα αίτημα,
- ποιες συναντήσεις έχουν προτεραιότητα,
- πότε απαιτείται έγκριση προϊσταμένου,
- τι γίνεται σε περίπτωση ακύρωσης ή αλλαγής.
Για παράδειγμα, σε έναν Δήμο είναι λογικό να προηγούνται συνεδριάσεις οργάνων διοίκησης, όπως οικονομική επιτροπή, επιτροπές διαβούλευσης ή υπηρεσιακές συσκέψεις που σχετίζονται με καταληκτικές προθεσμίες. Σε ένα νοσοκομείο, προτεραιότητα μπορεί να έχουν εκπαιδεύσεις προσωπικού, επιτροπές λοιμώξεων ή κρίσιμες διοικητικές συνεδριάσεις. Σε μια σχολική μονάδα, οι εξετάσεις ή οι συνεδριάσεις του συλλόγου διδασκόντων πρέπει να προηγούνται από λιγότερο επείγουσες χρήσεις.
Χρήσιμο είναι επίσης να ορίζονται κατηγορίες χώρων. Άλλος κανόνας χρειάζεται για μια μικρή αίθουσα 6 ατόμων, άλλος για αμφιθέατρο και άλλος για κοινόχρηστο χώρο εκδηλώσεων. Έτσι αποφεύγεται το συχνό φαινόμενο να δεσμεύεται μια μεγάλη αίθουσα για μια δίωρη συνάντηση τριών ατόμων, ενώ την ίδια ώρα άλλη υπηρεσία ψάχνει χώρο για 25 συμμετέχοντες.
Σημαντικό είναι και το θέμα της προσβασιμότητας. Αν ένας δημόσιος φορέας διαθέτει αίθουσες που χρησιμοποιούνται από πολίτες ή εργαζόμενους με αναπηρία, πρέπει να είναι σαφές ποιες από αυτές είναι προσβάσιμες. Η ελληνική νομοθεσία και το γενικό πλαίσιο συμμόρφωσης για την προσβασιμότητα στο δημόσιο δεν επιτρέπουν πρόχειρες λύσεις. Δεν αρκεί να «βρούμε κάπου χώρο». Πρέπει ο χώρος να μπορεί πράγματι να χρησιμοποιηθεί ισότιμα, με πρόσβαση, κατάλληλη σήμανση και βασικές διευκολύνσεις όπου απαιτούνται.
Όσο πιο ξεκάθαροι είναι οι κανόνες, τόσο λιγότερες προσωπικές παρεμβάσεις χρειάζονται. Έτσι αποφεύγονται και οι εντάσεις του τύπου «εγώ το είχα ζητήσει πρώτος» ή «μας το είχε υποσχεθεί προφορικά η γραμματεία».
Πώς αποφεύγονται διπλοκρατήσεις και τελευταίες αλλαγές
Το πιο συχνό πρακτικό πρόβλημα είναι οι διπλοκρατήσεις. Συνήθως εμφανίζονται όταν υπάρχουν πολλά παράλληλα κανάλια: τηλεφωνήματα, email, προφορικές συνεννοήσεις, χειρόγραφα σημειώματα και ξεχωριστά αρχεία Excel. Αν ο φορέας θέλει να μειώσει πραγματικά τα λάθη, πρέπει να περάσει σε μία κοινή διαδικασία καταχώρισης.
Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα πολύπλοκο σύστημα. Ακόμα και ένα κοινό, ελεγχόμενο ημερολόγιο κρατήσεων με σαφείς ρόλους μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την κατάσταση, αρκεί να είναι το μοναδικό σημείο αναφοράς. Το κρίσιμο είναι να μην υπάρχει «επίσημο» πρόγραμμα και παράλληλα άτυπες συμφωνίες εκτός συστήματος.
Σε έναν Δήμο, για παράδειγμα, η γραμματεία μπορεί να καταχωρίζει κάθε αίτημα με συγκεκριμένα πεδία: υπηρεσία, υπεύθυνος, ώρα έναρξης και λήξης, αριθμός συμμετεχόντων, ανάγκη για προβολέα ή τηλεδιάσκεψη. Αν η αίθουσα είναι ήδη δεσμευμένη, το αίτημα δεν πρέπει να προχωρά χωρίς εναλλακτική πρόταση. Έτσι η σύγκρουση λύνεται πριν φτάσουν οι συμμετέχοντες έξω από την πόρτα.
Οι τελευταίες αλλαγές επίσης χρειάζονται κανόνα. Πολύ συχνά μια συνάντηση παρατείνεται, μια επιτροπή καθυστερεί ή μια αίθουσα χρειάζεται ξαφνικά για επείγον θέμα. Αν δεν υπάρχει διαδικασία ενημέρωσης, η επόμενη ομάδα περιμένει στον διάδρομο χωρίς να ξέρει τι συμβαίνει. Καλό είναι να προβλέπεται ότι κάθε αλλαγή ώρας ή ακύρωση δηλώνεται άμεσα και ότι ενημερώνονται οι επηρεαζόμενοι χρήστες με έναν ενιαίο τρόπο.
Σε νοσοκομειακό περιβάλλον αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Αν μια αίθουσα εκπαίδευσης μετατραπεί προσωρινά σε χώρο έκτακτης σύσκεψης, η αλλαγή πρέπει να φανεί αμέσως σε όλους τους εμπλεκόμενους. Διαφορετικά, χάνεται προσωπικό, καθυστερούν διαδικασίες και δημιουργείται αίσθηση αποδιοργάνωσης.
Χρειάζεται επίσης πρόβλεψη για χρόνο προετοιμασίας και αποδέσμευσης. Μια αίθουσα δεν είναι πάντα διαθέσιμη ακριβώς στο τέλος μιας συνάντησης, ειδικά αν απαιτείται καθαρισμός, τεχνικός έλεγχος ή αλλαγή διάταξης. Αν αυτά δεν αποτυπώνονται, οι κρατήσεις «κολλάνε» η μία πάνω στην άλλη και το πρόγραμμα καταρρέει.
Από πλευράς προστασίας δεδομένων, καλό είναι το σύστημα ή το αρχείο κρατήσεων να εμφανίζει ό,τι είναι αναγκαίο για λειτουργικούς λόγους, όχι περισσότερα. Δεν χρειάζεται όλοι να βλέπουν λεπτομέρειες για ευαίσθητες συναντήσεις ή ονόματα συμμετεχόντων. Η αρχή της ελαχιστοποίησης δεδομένων του GDPR εφαρμόζεται και εδώ.
Πώς διευκολύνεται η εσωτερική συνεργασία με κοινή εικόνα
Όταν όλες οι υπηρεσίες έχουν κοινή εικόνα για τη διαθεσιμότητα των χώρων, βελτιώνεται άμεσα η εσωτερική συνεργασία. Δεν χρειάζεται κάθε τμήμα να κρατά δικό του αρχείο ούτε να παίρνει τρία τηλέφωνα για να μάθει αν υπάρχει διαθέσιμη αίθουσα. Η πληροφορία είναι μία και κοινή.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε φορείς με πολλές οργανικές μονάδες. Σε μια Περιφέρεια ή σε έναν μεγάλο Δήμο, η τεχνική υπηρεσία, η κοινωνική υπηρεσία, το λογιστήριο και το γραφείο δημάρχου μπορεί να χρησιμοποιούν τους ίδιους χώρους. Αν όλοι βλέπουν το ίδιο πρόγραμμα, μπορούν να προγραμματίζουν καλύτερα τις συναντήσεις τους και να αποφεύγουν άσκοπες μετακινήσεις και καθυστερήσεις.
Στα σχολεία, μια κοινή εικόνα βοηθά όχι μόνο τη διεύθυνση αλλά και τους εκπαιδευτικούς, τη γραμματεία και όσους οργανώνουν δράσεις. Σε νοσοκομεία, βοηθά διοικητικές και ιατρικές ομάδες να συντονίζονται χωρίς συνεχείς παρεμβάσεις από ένα μόνο γραφείο. Στα ΚΕΠ ή σε άλλες εξυπηρετήσεις κοινού, μπορεί να βοηθήσει στον καλύτερο προγραμματισμό ενημερωτικών δράσεων ή εσωτερικών εκπαιδεύσεων χωρίς να επηρεάζεται η καθημερινή λειτουργία.
Η κοινή εικόνα βοηθά και τη διοίκηση να βγάζει συμπεράσματα. Ποιες αίθουσες μένουν ανεκμετάλλευτες; Ποιες έχουν υπερβολική ζήτηση; Πότε υπάρχουν επαναλαμβανόμενα προβλήματα; Αυτά τα στοιχεία είναι χρήσιμα για καλύτερη κατανομή χώρων, για μικρές παρεμβάσεις στις υποδομές ή για αναθεώρηση των κανόνων χρήσης.
Τέλος, μια οργανωμένη διαδικασία κρατήσεων συνδέεται και με τη γενικότερη πειθαρχία του φορέα στην τήρηση διαδικασιών. Όπως υπάρχει πρωτόκολλο για τα έγγραφα, έτσι πρέπει να υπάρχει σαφής διαδικασία και για τους κοινόχρηστους πόρους. Δεν είναι δευτερεύον θέμα. Επηρεάζει τον χρόνο εργασίας, την ποιότητα συνεργασίας και τελικά την εικόνα του ίδιου του οργανισμού.
Συμπερασματικά, η διαχείριση αιθουσών δημόσιος φορέας δεν χρειάζεται περίπλοκες λύσεις, αλλά καθαρούς κανόνες, ένα κοινό σημείο ενημέρωσης και συνέπεια στην εφαρμογή. Όταν οι κρατήσεις γίνονται με διαφάνεια και κοινή εικόνα, μειώνονται οι συγκρούσεις, εξοικονομείται χρόνος και η καθημερινή λειτουργία γίνεται αισθητά πιο ομαλή.