Οι θεσμικές ιστοσελίδες πρέπει να παραμένουν ουδέτερες και προσανατολισμένες στην εξυπηρέτηση του κοινού
Οι ιστοσελίδες που λειτουργούν από φορείς του δημόσιου τομέα πρέπει να χρησιμοποιούνται για την ενημέρωση, τη στήριξη και την εξυπηρέτηση του κοινού. Δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για την προώθηση εμπορικών υπηρεσιών, ιδιωτικών επιχειρήσεων ή προϊόντων τρίτων, εκτός εάν υπάρχει σαφής νομικός, λειτουργικός ή λόγος δημοσίου συμφέροντος για κάτι τέτοιο. Η διάκριση αυτή είναι σημαντική για τη διατήρηση της εμπιστοσύνης, την επίδειξη αμεροληψίας και τη διασφάλιση της ορθής χρήσης των δημόσιων πόρων.
Για τους οργανισμούς του δημόσιου τομέα στην ΕΕ, η ουδετερότητα δεν αποτελεί μόνο ζήτημα ορθής πρακτικής. Υποστηρίζει επίσης ευρύτερες προσδοκίες σχετικά με τη διαφάνεια, την ίση μεταχείριση, την ακεραιότητα των δημόσιων συμβάσεων και την υπεύθυνη χρήση των επίσημων καναλιών επικοινωνίας. Όταν μια θεσμική ιστοσελίδα φαίνεται να ευνοεί έναν συγκεκριμένο προμηθευτή, πλατφόρμα ή επιχείρηση, μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο για τη φήμη και να εγείρει ερωτήματα σχετικά με τη δικαιοσύνη, ιδίως όταν εμπλέκονται δημόσιες συμβάσεις ή ρυθμιζόμενες υπηρεσίες.
Τι σημαίνει αυτό στην πράξη
Μια θεσμική ιστοσελίδα θα πρέπει να δίνει προτεραιότητα σε περιεχόμενο που βοηθά τους χρήστες να κατανοήσουν τον ρόλο του οργανισμού, να έχουν πρόσβαση σε υπηρεσίες, να βρίσκουν επίσημα έγγραφα και να ολοκληρώνουν βασικές ενέργειες. Το περιεχόμενο πρέπει να συνδέεται άμεσα με την αποστολή και τις δημόσιες αρμοδιότητες του φορέα. Διαφημιστικό υλικό για άσχετες επιχειρήσεις, χορηγούμενο περιεχόμενο ή συστάσεις για εμπορικές προσφορές δεν πρέπει να εμφανίζονται στις επίσημες σελίδες.
Ενδέχεται να υπάρχουν περιορισμένες εξαιρέσεις, όπου οι αναφορές σε εξωτερικές εμπορικές πλατφόρμες είναι αναγκαίες για λειτουργικούς λόγους. Για παράδειγμα, ένας φορέας μπορεί να παραπέμπει στην επίσημη παρουσία του σε πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης ή σε υπηρεσία τρίτου μέρους που απαιτείται για την παροχή συγκεκριμένης δημόσιας λειτουργίας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο σκοπός του συνδέσμου πρέπει να είναι σαφής, αναλογικός και αιτιολογημένος από τις ανάγκες των χρηστών και όχι από διαφημιστική πρόθεση.
Σύνδεσμοι προς τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και εξωτερικές πλατφόρμες
Οι σύνδεσμοι προς επίσημους θεσμικούς λογαριασμούς σε πλατφόρμες όπως το Facebook, το LinkedIn, το YouTube ή άλλες αναγνωρισμένες υπηρεσίες μπορεί να είναι κατάλληλοι όταν υποστηρίζουν την επικοινωνία με το κοινό. Ωστόσο, οι σύνδεσμοι αυτοί θα πρέπει να παρουσιάζονται ως σημεία πρόσβασης σε επίσημα θεσμικά κανάλια και όχι ως έγκριση της ίδιας της πλατφόρμας. Η ιστοσελίδα θα πρέπει να καθιστά σαφές ότι οι χρήστες εγκαταλείπουν το περιβάλλον του φορέα και ενδέχεται να υπόκεινται στους όρους, τα cookies και τις πρακτικές απορρήτου της εξωτερικής υπηρεσίας.
Όταν περιλαμβάνονται σύνδεσμοι προς μέσα κοινωνικής δικτύωσης, οι φορείς θα πρέπει επίσης να λαμβάνουν υπόψη τις επιπτώσεις στην προσβασιμότητα και στην προστασία δεδομένων. Οι χρήστες πρέπει να εξακολουθούν να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε βασικές πληροφορίες απευθείας στην επίσημη ιστοσελίδα, χωρίς να υποχρεώνονται να χρησιμοποιούν πλατφόρμες τρίτων. Αυτό συμβάλλει στη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις προσβασιμότητας και μειώνει τον κίνδυνο αποκλεισμού χρηστών που δεν μπορούν ή δεν επιθυμούν να χρησιμοποιούν εμπορικές υπηρεσίες.
Προσβασιμότητα, GDPR και ζητήματα συμμόρφωσης
Οι ιστοσελίδες του δημόσιου τομέα θα πρέπει να σχεδιάζονται έτσι ώστε οι βασικές πληροφορίες και υπηρεσίες να παραμένουν διαθέσιμες στο ψηφιακό περιβάλλον του ίδιου του φορέα. Η υπερβολική εξάρτηση από εμπορικές πλατφόρμες μπορεί να δημιουργήσει εμπόδια για χρήστες που βασίζονται σε προσβάσιμες, συνεπείς και συμβατές με τα πρότυπα διεπαφές. Οι επίσημες ιστοσελίδες θα πρέπει, επομένως, να παραμένουν η κύρια πηγή έγκυρης πληροφόρησης.
Οι παράμετροι του GDPR είναι επίσης σχετικές όταν γίνεται σύνδεση ή ενσωμάτωση περιεχομένου από εξωτερικές υπηρεσίες. Εάν μια εμπορική πλατφόρμα συλλέγει προσωπικά δεδομένα, χρησιμοποιεί τεχνολογίες παρακολούθησης ή διαβιβάζει δεδομένα εκτός του ελέγχου του φορέα, ο οργανισμός θα πρέπει να αξιολογήσει αν αυτό είναι αναγκαίο και νόμιμο. Οι ενημερώσεις απορρήτου, οι έλεγχοι cookies και οι πρακτικές περιεχομένου τρίτων θα πρέπει να εξετάζονται προσεκτικά πριν από την υλοποίηση.
Από πλευράς διακυβέρνησης, οι φορείς θα πρέπει να καθορίζουν σαφείς συντακτικούς κανόνες για εξωτερικούς συνδέσμους, συστάσεις και αναφορές σε τρίτους. Οι κανόνες αυτοί θα πρέπει να βοηθούν τις ομάδες περιεχομένου να διακρίνουν μεταξύ νόμιμων πληροφοριών που σχετίζονται με υπηρεσίες και ακατάλληλης προώθησης. Μια απλή εσωτερική πολιτική μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο, να βελτιώσει τη συνέπεια και να ενισχύσει τη λογοδοσία σε όλα τα τμήματα.
Συνιστώμενη προσέγγιση για τους δημόσιους φορείς
- Διατηρήστε το περιεχόμενο προσανατολισμένο στην αποστολή: Δημοσιεύετε πληροφορίες που υποστηρίζουν τον θεσμικό ρόλο, τις δημόσιες υπηρεσίες και τα καθήκοντα επικοινωνίας του φορέα.
- Αποφύγετε τις συστάσεις: Μην προβάλλετε εμπορικές προωθήσεις, διαφημίσεις ή διατύπωση που φαίνεται να ευνοεί ιδιωτική επιχείρηση χωρίς σαφή βάση δημοσίου συμφέροντος.
- Χρησιμοποιείτε προσεκτικά τους εξωτερικούς συνδέσμους: Παραπέμπετε σε πλατφόρμες τρίτων μόνο όταν είναι αναγκαίο και εξηγείτε γιατί παρέχεται ο σύνδεσμος.
- Προστατεύστε τα δικαιώματα των χρηστών: Λαμβάνετε υπόψη τις επιπτώσεις στην προσβασιμότητα, την ιδιωτικότητα και τον GDPR πριν από την ενσωμάτωση ή την παραπομπή χρηστών σε εξωτερικές εμπορικές υπηρεσίες.
- Διατηρήστε εσωτερικούς ελέγχους: Θεσπίστε ελέγχους συντακτικής και κανονιστικής συμμόρφωσης για συνεργασίες, εξωτερικές αναφορές και ψηφιακές επικοινωνίες.
Εν ολίγοις, οι θεσμικές ιστοσελίδες πρέπει να λειτουργούν ως αξιόπιστα κανάλια δημόσιας εξυπηρέτησης και όχι ως χώροι προώθησης εμπορικών συμφερόντων. Μια σαφής, ουδέτερη και σύμφωνη με τους κανόνες προσέγγιση βοηθά τους φορείς του δημόσιου τομέα να προστατεύουν την αξιοπιστία τους, να καλύπτουν τις ανάγκες των χρηστών και να τηρούν τα πρότυπα που αναμένονται από τις επίσημες ψηφιακές υπηρεσίες σε ολόκληρη την ΕΕ.