- +370 668 00 113
- hello@tobalt.eu
Βοηθήστε πολίτες, προσωπικό και ενδιαφερόμενα μέρη να λαμβάνουν έγκαιρες, προσβάσιμες και συμβατές με τις απαιτήσεις ενημερώσεις μέσω email, χωρίς να επιβαρύνεται η εσωτερική σας ομάδα.
Οι λίστες αλληλογραφίας του δημόσιου τομέα συχνά μεγαλώνουν σε διάφορα τμήματα χωρίς σαφή δομή, με αποτέλεσμα οι κάτοικοι, οι αιτούντες, οι συνεργάτες ή το προσωπικό να λαμβάνουν ενημερώσεις που δεν τους αφορούν. Αυτό δημιουργεί σύγχυση, αυξάνει τα αιτήματα διαγραφής από τις λίστες και δυσκολεύει τον φορέα σας να επικοινωνεί με σαφήνεια όταν οι πληροφορίες είναι χρονικά κρίσιμες.
Η επικοινωνία μέσω email στον δημόσιο τομέα πρέπει να γίνεται με προσοχή. Η συγκατάθεση, η νόμιμη βάση επεξεργασίας, η διατήρηση δεδομένων, η διαχείριση των αιτημάτων διαγραφής και η χρήση προσωπικών δεδομένων δεν τεκμηριώνονται πάντα με συνέπεια σε όλες τις ομάδες, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει κινδύνους για τον φορέα σας και πρόσθετη εργασία για τους συναδέλφους από το νομικό τμήμα, τις προμήθειες και το IT.
Οι ομάδες συχνά βασίζονται στο προσωπικό για να στέλνει χειροκίνητα επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις και μηνύματα παρακολούθησης. Αυτό αυξάνει την πιθανότητα χαμένων προθεσμιών, ασυνεπούς διατύπωσης και διπλής εργασίας, ιδίως όταν περισσότερες από μία υπηρεσίες ή γραφεία χρειάζεται να επικοινωνούν με τα ίδια κοινά.
Χωρίς σαφή αναφορά και συμφωνημένη διακυβέρνηση, είναι δύσκολο να κατανοήσετε αν οι πολίτες λαμβάνουν τις απαραίτητες ενημερώσεις, αν τα μηνύματα σε πολλές γλώσσες αξιοποιούνται αποτελεσματικά ή αν η προσέγγιση ενός τμήματος δημιουργεί αποφεύξιμες καταγγελίες για κάποιο άλλο.
Στείλτε σχετικές ενημερώσεις σε διακριτές ομάδες, όπως κατοίκους, χρήστες υπηρεσιών, συνεργάτες, αιτούντες ή εσωτερικό προσωπικό. Σας βοηθούμε να οργανώσετε τις λίστες αποστολής, ώστε κάθε κοινό να λαμβάνει πληροφορίες που ανταποκρίνονται στη σχέση του με τον φορέα σας, την τοποθεσία, τη γλώσσα ή τον τομέα υπηρεσιών.
Ρυθμίστε τακτικές επικοινωνίες, όπως επιβεβαιώσεις εγγραφής, υπενθυμίσεις διαβούλευσης, ειδοποιήσεις εκδηλώσεων, ενημερώσεις αιτήσεων και προτροπές προθεσμιών. Αυτό βοηθά τον φορέα σας να κρατά τους πολίτες ενήμερους την κατάλληλη στιγμή, χωρίς να βασίζεται σε χειροκίνητη παρακολούθηση από το προσωπικό.
Θέστε σαφείς κανόνες για τη συγκατάθεση, τη νόμιμη βάση, τη διαχείριση συνδρομών, τον χειρισμό διαγραφών από τη λίστα και τη χρήση προσωπικών δεδομένων. Σας βοηθούμε να διαμορφώσετε διαδικασίες email που υποστηρίζουν τις ευρύτερες υποχρεώσεις συμμόρφωσής σας και μπορούν να γίνουν κατανοητές τόσο από τις ομάδες επικοινωνίας όσο και από τις νομικές και IT ομάδες.
Προετοιμάστε επικοινωνίες email που λειτουργούν για κοινά σε διαφορετικές γλώσσες και είναι ευκολότερες στην ανάγνωση σε διάφορες συσκευές και με υποστηρικτικές τεχνολογίες. Υποστηρίζουμε δομές περιεχομένου και πρότυπα που ευθυγραμμίζονται με τις απαιτήσεις WCAG 2.1 AA και σας βοηθούν να επικοινωνείτε με πιο συμπεριληπτικό τρόπο.
Παρακολουθήστε πώς αποστέλλονται οι καμπάνιες, ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε λίστα αποστολής, ποια μηνύματα έχουν καλή απόδοση και πού απαιτείται έγκριση περιεχομένου. Αυτό δίνει στον φορέα σας μια σαφέστερη εικόνα της επικοινωνιακής δραστηριότητας μεταξύ των τμημάτων και υποστηρίζει ισχυρότερη εσωτερική διακυβέρνηση.
Σας βοηθούμε να ορίσετε πρακτικές διαδικασίες γύρω από τη συγκατάθεση, τη νόμιμη βάση, τα αρχεία συνδρομών, τον χειρισμό διαγραφών από τη λίστα, τη διατήρηση δεδομένων και τις εσωτερικές αρμοδιότητες. Στόχος είναι να δοθεί στον φορέα σας ένα σαφές και εφαρμόσιμο πλαίσιο που υποστηρίζει τη συμμόρφωση, αντί να αφήνει κάθε τμήμα να ερμηνεύει τις απαιτήσεις μόνο του.
Ναι. Μπορούμε να δομήσουμε τις επικοινωνίες email σας έτσι ώστε τα διαφορετικά γλωσσικά κοινά να λαμβάνουν τη σωστή έκδοση του μηνύματος, με σαφή διακυβέρνηση ως προς τη μετάφραση, την έγκριση και τη δημοσίευση. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για φορείς που εξυπηρετούν πολυγλωσσικούς πληθυσμούς ή ενδιαφερόμενους από διαφορετικές χώρες.
Ναι. Σχεδιάζουμε το περιεχόμενο και τα πρότυπα email με γνώμονα την προσβασιμότητα, συμπεριλαμβανομένης της αναγνωσιμότητας, της δομής, της σαφήνειας των συνδέσμων και της συμβατότητας με υποστηρικτικές τεχνολογίες. Η προσέγγισή μας έχει σχεδιαστεί ώστε να υποστηρίζει τις απαιτήσεις WCAG 2.1 AA, ώστε ο φορέας σας να μπορεί να επικοινωνεί με πιο συμπεριληπτικό τρόπο.
Είμαστε εξοικειωμένοι με τις διαδικασίες ελέγχου του δημόσιου τομέα και μπορούμε να παρέχουμε σαφή τεκμηρίωση σχετικά με το πεδίο εφαρμογής, τις αρμοδιότητες, τη διακυβέρνηση και τις παραμέτρους συμμόρφωσης. Αυτό βοηθά τους υπεύθυνους προμηθειών, τους συντονιστές IT και τις ομάδες επικοινωνίας να αξιολογήσουν σωστά την υπηρεσία πριν από την υλοποίηση.
