Για πολλούς φορείς του δημόσιου τομέα, ο ιστότοπος αποτελεί το πρώτο σημείο επαφής για τους κατοίκους, τις επιχειρήσεις, τους διεθνείς εταίρους και τους επισκέπτες. Παρότι η κύρια γλώσσα του ιστότοπου συνήθως αντικατοπτρίζει το εθνικό πλαίσιο, είναι σημαντικό οι βασικές πληροφορίες να είναι διαθέσιμες και στα αγγλικά. Αυτό βοηθά τους φορείς να επικοινωνούν με σαφήνεια με άτομα που δεν μιλούν την τοπική γλώσσα και ενισχύει τη διαφάνεια, την προσβασιμότητα των υπηρεσιών και την εμπιστοσύνη.
Για τους οργανισμούς του δημόσιου τομέα στην ΕΕ, η παροχή ουσιωδών πληροφοριών στα αγγλικά αποτελεί συχνά πρακτική απαίτηση και όχι προαιρετική προσθήκη. Οι φορείς συνεργάζονται τακτικά με όργανα της ΕΕ, διασυνοριακούς εταίρους, αλλοδαπούς κατοίκους, ερευνητές, επενδυτές, φοιτητές και χρήστες υπηρεσιών από άλλα κράτη μέλη. Εάν οι βασικές πληροφορίες είναι διαθέσιμες μόνο σε μία γλώσσα, οι χρήστες ενδέχεται να δυσκολευτούν να κατανοήσουν τον ρόλο του φορέα, να βρουν τη σωστή υπηρεσία ή να ολοκληρώσουν σωστά μια διοικητική διαδικασία.
Ποιες πληροφορίες θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στα αγγλικά
Δεν χρειάζεται να μεταφράζεται πλήρως κάθε σελίδα, αλλά οι σημαντικότερες πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες του φορέα θα πρέπει να είναι σαφώς διαθέσιμες στα αγγλικά. Το περιεχόμενο αυτό θα πρέπει να επιλέγεται με βάση τις ανάγκες των χρηστών και τις υπηρεσίες που παρέχει ο φορέας, και όχι μόνο με βάση εσωτερικές παραδοχές.
- Πληροφορίες για τον φορέα
Οι χρήστες θα πρέπει να μπορούν να κατανοήσουν τι κάνει ο φορέας, ποιες είναι οι αρμοδιότητές του και σε ποιους απευθύνεται. Μια σαφής επισκόπηση στα αγγλικά βοηθά το διεθνές κοινό να διαπιστώνει γρήγορα αν βρίσκεται στο σωστό σημείο και πού πρέπει να απευθυνθεί στη συνέχεια.
- Δημόσιες και διοικητικές υπηρεσίες
Οι περιγραφές των βασικών δημόσιων υπηρεσιών και διοικητικών διαδικασιών θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στα αγγλικά, ιδίως όταν οι υπηρεσίες αυτές μπορεί να χρησιμοποιούνται από άτομα που δεν είναι φυσικοί ομιλητές της γλώσσας. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τον σκοπό της υπηρεσίας, ποιοι μπορούν να υποβάλουν αίτηση, ποια έγγραφα ενδέχεται να απαιτούνται και τυχόν σημαντικές προθεσμίες ή προϋποθέσεις.
- Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στις υπηρεσίες
Οι οδηγίες στα αγγλικά θα πρέπει να εξηγούν πώς οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στις υπηρεσίες διαδικτυακά, αυτοπροσώπως ή μέσω email ή τηλεφώνου. Όταν χρησιμοποιούνται ψηφιακές φόρμες ή πύλες, οι φορείς θα πρέπει να διευκρινίζουν αν η πλήρης διαδικασία είναι διαθέσιμη στα αγγλικά ή αν απαιτείται υποστήριξη σε μεταγενέστερο στάδιο.
- Στοιχεία επικοινωνίας και κανάλια υποστήριξης
Τα στοιχεία επικοινωνίας θα πρέπει να είναι εύκολο να βρεθούν και κατανοητά για τους διεθνείς χρήστες. Αυτό περιλαμβάνει τα γενικά στοιχεία επικοινωνίας, το ωράριο λειτουργίας, τις τοποθεσίες των γραφείων και, όπου είναι δυνατόν, πληροφορίες σχετικά με το αν μπορεί να παρασχεθεί υποστήριξη στα αγγλικά.
- Βασικές νομικές, πολιτικές ή διαδικαστικές πληροφορίες
Όταν αποφάσεις, υποχρεώσεις ή κριτήρια επιλεξιμότητας επηρεάζουν αλλοδαπούς κατοίκους, οργανισμούς ή εταίρους, μια σύνοψη στα αγγλικά μπορεί να αποτρέψει τη σύγχυση και να μειώσει τις περιττές ερωτήσεις. Οι φορείς δεν χρειάζεται πάντα να μεταφράζουν κάθε νομικό έγγραφο, αλλά θα πρέπει να παρέχουν επαρκείς πληροφορίες ώστε οι χρήστες να κατανοούν τον σκοπό και τις πρακτικές συνέπειες.
Γιατί αυτό έχει σημασία για τους ιστότοπους του δημόσιου τομέα
Η παροχή πληροφοριών στα αγγλικά βελτιώνει τη χρηστικότητα και υποστηρίζει την ισότιμη πρόσβαση στη δημόσια πληροφόρηση. Είναι ιδιαίτερα σημαντική για φορείς που δραστηριοποιούνται στην εκπαίδευση, την υγεία, τη μετανάστευση, τη ρύθμιση επιχειρήσεων, τα προγράμματα χρηματοδότησης, την έρευνα, τις μεταφορές ή τη διασυνοριακή συνεργασία. Σε αυτά τα πλαίσια, οι χρήστες συχνά χρειάζεται να ενεργήσουν γρήγορα και με ακρίβεια, και τα γλωσσικά εμπόδια μπορούν να προκαλέσουν καθυστερήσεις που θα μπορούσαν να αποφευχθούν.
Το περιεχόμενο στα αγγλικά υποστηρίζει επίσης καλύτερη παροχή υπηρεσιών. Όταν οι χρήστες μπορούν να βρίσκουν μόνοι τους τις σωστές πληροφορίες, οι φορείς ενδέχεται να λαμβάνουν λιγότερες ελλιπείς αιτήσεις, λιγότερα επαναλαμβανόμενα ερωτήματα και λιγότερα αιτήματα διευκρινίσεων. Αυτό καθιστά τις ψηφιακές υπηρεσίες πιο αποδοτικές τόσο για τους χρήστες όσο και για το προσωπικό.
Ζητήματα προσβασιμότητας, GDPR και συμμόρφωσης
Το περιεχόμενο στα αγγλικά θα πρέπει να πληροί τα ίδια ποιοτικά πρότυπα με το περιεχόμενο στην κύρια γλώσσα. Θα πρέπει να είναι γραμμένο σε απλή γλώσσα, να είναι δομημένο με σαφείς επικεφαλίδες και να έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να το περιηγούνται εύκολα σε υπολογιστές και κινητές συσκευές. Αυτό υποστηρίζει την προσβασιμότητα και ευθυγραμμίζεται με τις απαιτήσεις που τίθενται στους ιστότοπους του δημόσιου τομέα να παρέχουν πληροφορίες κατανοητές και αξιοποιήσιμες για όλα τα κοινά.
Όταν προσωπικά δεδομένα συλλέγονται μέσω φορμών, εργαλείων κράτησης ή πυλών υπηρεσιών, οι πληροφορίες απορρήτου θα πρέπει επίσης να είναι κατανοητές για τους αγγλόφωνους χρήστες. Οι ειδοποιήσεις που σχετίζονται με το GDPR, οι πληροφορίες συγκατάθεσης και οι εξηγήσεις σχετικά με τον τρόπο επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων θα πρέπει να είναι αρκετά σαφείς ώστε οι χρήστες να μπορούν να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις. Εάν μια πλήρης δήλωση απορρήτου είναι διαθέσιμη μόνο στην κύρια γλώσσα, οι φορείς θα πρέπει τουλάχιστον να παρέχουν μια σύνοψη στα αγγλικά που να καλύπτει τα βασικά σημεία.
Οι φορείς θα πρέπει επίσης να διασφαλίζουν ότι οι σελίδες στα αγγλικά συντηρούνται και ενημερώνονται παράλληλα με τον κύριο ιστότοπο. Οι παρωχημένες μεταφράσεις μπορούν να δημιουργήσουν κινδύνους συμμόρφωσης, ιδίως όταν αλλάζουν προθεσμίες, κανόνες επιλεξιμότητας ή όροι παροχής υπηρεσιών. Ένα μικρότερο σύνολο ακριβών σελίδων στα αγγλικά είναι πιο αποτελεσματικό από μια μεγαλύτερη ενότητα που είναι ελλιπής ή δεν είναι πλέον αξιόπιστη.
Πρακτική προσέγγιση
Μια καλή προσέγγιση είναι να εντοπιστεί το περιεχόμενο που χρησιμοποιείται συχνότερα και είναι πιο κρίσιμο για τους μη τοπικούς χρήστες και στη συνέχεια να διατίθεται με συνέπεια στα αγγλικά. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει σελίδες υπηρεσιών, οδηγίες υποβολής αιτήσεων, στοιχεία επικοινωνίας, πληροφορίες απορρήτου και επείγουσες ανακοινώσεις. Πρόσθετες γλωσσικές επιλογές μπορούν να προστεθούν όπου υπάρχει σαφής ανάγκη εξυπηρέτησης.
Στην πράξη, ο στόχος είναι απλός: να διασφαλιστεί ότι τα άτομα που βασίζονται στα αγγλικά μπορούν να κατανοήσουν τον ρόλο του φορέα, να έχουν πρόσβαση στις βασικές υπηρεσίες και να επικοινωνήσουν με τη σωστή ομάδα χωρίς περιττά εμπόδια. Για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων του δημόσιου τομέα, αυτό αποτελεί ένα πρακτικό βήμα προς μια πιο συμπεριληπτική, συμμορφούμενη και προσανατολισμένη στον χρήστη ψηφιακή παροχή υπηρεσιών.